Politique de confidentialité

1. Qui sommes-nous?

Empreinte Vie Inc. offre des profils souvenirs numériques, des plaques et produits QR commémoratifs, ainsi que des services d’accompagnement pour préserver et transmettre des histoires, des photos, des vidéos, des témoignages et des souvenirs importants.

2. Renseignements personnels recueillis

Nous recueillons seulement les renseignements nécessaires pour offrir nos services, traiter les commandes, créer les profils Empreinte et communiquer avec vous.

• Votre nom, adresse courriel, numéro de téléphone et coordonnées de facturation ou de livraison lorsque nécessaire.
• Les informations liées à votre compte client, à vos commandes, à vos paiements et à vos demandes de soutien.
• Les informations nécessaires à la création d’un profil Empreinte, incluant les noms, dates, textes, citations, biographies, liens familiaux, photos, vidéos, documents, préférences et souvenirs transmis.
• Les renseignements concernant une personne commémorée, une personne vivante ou un animal, selon le type de profil créé.
• Les informations techniques liées à votre navigation, comme l’adresse IP, le type d’appareil, le navigateur utilisé, les pages consultées et certains témoins de connexion.
• Après votre consentement, des statistiques pseudonymisées sur la langue utilisée, la provenance de la visite et la localisation géographique approximative. Celle-ci est fournie par l’hébergeur ou, lorsqu’elle n’est pas disponible, déterminée au moyen du service IPWhois. Dans ce dernier cas, votre navigateur communique temporairement son adresse IP au fournisseur afin d’obtenir uniquement le pays, la province ou région et la ville. Empreinte Vie ne conserve pas l’adresse IP dans son tableau statistique.

Nous vous demandons de ne pas transmettre de renseignements sensibles qui ne sont pas nécessaires à la création ou à la gestion d’une Empreinte.

3. Renseignements concernant d’autres personnes

Lorsque vous créez une Empreinte, vous pouvez transmettre des renseignements concernant une autre personne, par exemple une personne décédée, un proche, un membre de la famille, une personne liée au profil ou un animal de compagnie.

En nous transmettant ces renseignements, vous confirmez que vous avez le droit de le faire ou que vous agissez avec l’autorisation appropriée lorsque celle-ci est requise. Nous traitons ces renseignements avec respect et confidentialité, même lorsqu’ils concernent une personne décédée ou un animal.

4. Utilisation des renseignements

Nous utilisons les renseignements personnels pour :

• Créer, gérer, afficher et mettre à jour les profils Empreinte.
• Traiter les inscriptions, commandes, paiements, livraisons et demandes de service.
• Produire ou associer des plaques, produits QR et objets commémoratifs.
• Communiquer avec vous au sujet de votre compte, d’un profil, d’une commande ou d’une demande.
• Offrir du soutien, de l’accompagnement et du service après-vente.
• Améliorer notre site Web, nos services et l’expérience utilisateur.
• Analyser de manière pseudonymisée les sources d’acquisition, les préférences linguistiques et la répartition géographique approximative de l’audience.
• Prévenir la fraude, les abus, les erreurs, les accès non autorisés et les incidents de sécurité.
• Respecter nos obligations légales, fiscales, comptables ou réglementaires.

Nous n’utilisons pas vos renseignements personnels à des fins incompatibles avec celles indiquées dans cette politique sans obtenir votre consentement lorsque requis.

5. Paiements et transactions

Les paiements effectués sur notre site peuvent être traités par des fournisseurs de paiement tiers sécurisés, notamment les solutions utilisées avec WooCommerce ou tout autre fournisseur de paiement connecté au site.

Empreinte Vie Inc. ne conserve pas les numéros complets de cartes de crédit sur ses serveurs. Nous pouvons toutefois conserver certaines informations liées à une transaction, comme le montant payé, le produit acheté, la date de commande, l’état de la commande et les coordonnées nécessaires à la facturation.

6. Témoins de connexion

Notre site peut utiliser des témoins de connexion, aussi appelés cookies, afin de :

• Assurer le bon fonctionnement du site.
• Maintenir votre session ouverte dans l’espace client.
• Gérer le panier, le paiement et les commandes.
• Mémoriser certaines préférences.
• Mesurer l’achalandage et améliorer le site.
• Mesurer l’efficacité de nos campagnes publicitaires.
• Sécuriser les formulaires et prévenir les abus.

Les témoins essentiels sont toujours actifs parce qu’ils servent notamment à la connexion, au panier, à la sécurité et à la sauvegarde temporaire d’une inscription. Les témoins optionnels de mesure d’audience et de publicité sont désactivés par défaut et ne sont déposés qu’après votre choix « J’accepte les témoins optionnels ». Vous pouvez choisir « Je refuse » pour continuer avec les témoins essentiels seulement, puis modifier ou retirer votre choix en tout temps au moyen du lien « Gérer les témoins » dans le pied de page. Un retrait interrompt le suivi optionnel et supprime, lorsque possible, les témoins optionnels déposés sur notre domaine, sans empêcher l’utilisation des fonctions essentielles.

Avant votre consentement, les balises Google peuvent transmettre des signaux de mesure sans témoin. Aucun témoin publicitaire ou de mesure d’audience n’est alors lu ou écrit et aucun identifiant persistant n’est conservé dans votre navigateur. Google reçoit néanmoins la requête technique, l’état du consentement et des renseignements contextuels limités afin de produire des totaux agrégés et des estimations modélisées. Empreinte Vie n’utilise pas ces signaux sans témoin pour afficher le comportement individuel d’un visiteur.

Le pixel TikTok est chargé uniquement après votre consentement. Il peut alors transmettre à TikTok des événements liés aux pages consultées et aux actions effectuées, ainsi que des renseignements techniques comme l’horodatage, l’adresse IP, le navigateur, l’appareil et certains identifiants publicitaires ou témoins. TikTok utilise ces données pour mesurer et attribuer les campagnes, améliorer la diffusion publicitaire et créer des audiences. Si vous refusez, le pixel TikTok n’est pas chargé; si vous retirez ensuite votre consentement, les transmissions futures sont révoquées.

Indépendamment de votre choix, Empreinte Vie produit aussi des statistiques internes strictement agrégées sur les chargements de pages. Seuls des compteurs quotidiens séparés sont augmentés pour la catégorie générale de page, la langue, le type d’écran, le canal d’arrivée général, l’heure et l’état du choix de confidentialité. Ces valeurs ne sont jamais enregistrées ensemble dans une fiche de visite et ne sont associées à aucun identifiant, adresse IP, URL ou provenance brute, localisation, contenu saisi ou agent utilisateur complet. Elles ne permettent donc pas à Empreinte Vie de reconnaître une personne, de compter des visiteurs uniques ou de reconstituer un parcours lorsque la mesure détaillée n’a pas été acceptée.

La vue administrative « En direct » compte aussi la présence globale sur les pages publiques. Sans consentement, elle utilise un jeton aléatoire éphémère gardé uniquement en mémoire pendant que la page est ouverte. Dans cette vue en direct, seule la présence globale est comptée : aucune page, durée, interaction, source, localisation, adresse IP ou donnée d’appareil n’est attachée à ce jeton. Les lignes techniques expirent automatiquement après 24 heures. Les détails de navigation sont réservés aux visiteurs qui acceptent la mesure d’audience.

7. Communication des renseignements à des tiers

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels.

Nous pouvons communiquer certains renseignements à des fournisseurs ou partenaires seulement lorsque cela est nécessaire pour offrir nos services, notamment pour :

• L’hébergement et la maintenance du site Web.
• Le traitement des paiements et la gestion des commandes.
• La livraison ou la production de produits.
• L’envoi de courriels, la sécurité, le soutien technique ou les outils d’analyse.
• Les services professionnels, comptables ou juridiques lorsque requis.

Ces fournisseurs doivent utiliser les renseignements uniquement pour les services qu’ils nous rendent et mettre en place des mesures raisonnables pour les protéger. Nous pouvons aussi communiquer des renseignements si la loi l’exige, pour protéger nos droits, prévenir une fraude ou répondre à une demande légale valide.

Dans le cadre de notre programme partenaires, un partenaire autorisé comme un salon funéraire, une clinique vétérinaire, un représentant ou un autre fournisseur peut nous transmettre certaines informations de base, notamment le nom et l’adresse courriel d’un client, afin que nous puissions envoyer une invitation Empreinte et suivre le statut de cette invitation.

Lorsqu’une invitation partenaire est utilisée, nous pouvons aussi conserver et traiter certaines informations liées à cette référence, comme le code partenaire, le lien d’invitation unique, la date d’envoi, la date d’ouverture, la date d’inscription, la date de première conversion admissible, le montant du sous-total avant taxes, le rabais appliqué au client et la commission attribuable au partenaire. Ces informations servent à l’administration du programme, au suivi commercial, à la validation des avantages applicables, à la prévention des abus et à nos obligations comptables et contractuelles.

Lorsqu’un compte principal invite un proche à collaborer sur une Empreinte, nous pouvons utiliser l’adresse courriel de la personne invitée pour envoyer un lien sécurisé d’invitation, gérer l’acceptation, suivre le statut de l’accès et conserver un historique raisonnable des actions liées à cette invitation. Si l’accès est retiré par le compte principal, la personne invitée ne peut plus modifier le profil concerné.

7A. Services assistés par intelligence artificielle

Certaines fonctions facultatives, notamment les suggestions narratives de Lunai, les propositions de légendes et la restauration de photos, utilisent l’API d’OpenAI. Avant la première utilisation de ces fonctions, nous vous présentons une information contextuelle et demandons une action affirmative. Vous pouvez refuser et continuer d’utiliser Empreinte Vie sans ces fonctions assistées par IA.

Lorsque vous choisissez une fonction assistée par IA, nous transmettons uniquement les éléments nécessaires à la demande : vos consignes, les champs de contexte pertinents du profil, le texte en cours et, seulement lorsque la fonction l’exige, la photo sélectionnée. Évitez d’y inclure des renseignements sensibles qui ne sont pas nécessaires. Le résultat est une proposition : il n’est jamais publié automatiquement et vous pouvez le réviser, le modifier ou l’ignorer.

OpenAI indique ne pas utiliser les données envoyées par son API pour entraîner ses modèles sans consentement explicite. Pour les suggestions textuelles, Empreinte Vie désactive la conservation de l’objet de réponse au moyen du paramètre store=false. Des journaux de surveillance des abus pouvant contenir les entrées et sorties peuvent néanmoins être conservés par OpenAI jusqu’à 30 jours par défaut, sauf obligation légale ou raison de sécurité exigeant davantage. Ces traitements peuvent avoir lieu hors du Québec ou du Canada.

Consulter la documentation d’OpenAI sur les contrôles de données

8. Conservation et sécurité

Nous conservons les renseignements personnels seulement pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf si une durée plus longue est requise ou permise par la loi.

• Les renseignements de compte sont conservés tant que le compte demeure actif.
• Les informations de commande peuvent être conservées pour répondre aux obligations fiscales, comptables et légales.
• Les contenus liés à une Empreinte sont conservés tant que le profil demeure actif ou jusqu’à une demande de suppression acceptée.
• Une demande d’essai incomplète ou toujours en attente de vérification est supprimée après un maximum de 30 jours. Après activation, normalement effectuée à la fin de l’inscription, les contenus sont conservés pendant les 7 jours d’essai. À l’expiration, l’Empreinte demeure en ligne en lecture seule pendant 30 jours; si elle est fermée volontairement, elle devient privée pendant ce même délai. Elle et ses contenus sont ensuite supprimés automatiquement si aucun forfait n’est acheté.
• Les demandes de contact sont conservées le temps nécessaire au suivi.
• Les témoignages en attente, leurs coordonnées de suivi et leur preuve de consentement sont conservés le temps nécessaire à la modération, puis supprimés ou anonymisés lorsqu’ils ne sont plus nécessaires. Après approbation, seuls les éléments annoncés comme publics sont affichés sur le profil.
• Les événements statistiques pseudonymisés liés à l’audience sont supprimés après 36 mois.
• Les compteurs quotidiens strictement agrégés, qui ne contiennent aucun identifiant individuel, sont conservés pendant un maximum de 36 mois.
• Les données liées aux invitations et commissions partenaires peuvent être conservées aussi longtemps que nécessaire pour l’administration du programme, les suivis contractuels et les obligations comptables, fiscales ou légales applicables.

Nous mettons en place des mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès non autorisé, l’utilisation abusive, la modification ou la divulgation non autorisée. Aucune méthode de transmission ou de conservation électronique n’est toutefois totalement sécurisée.

Lorsqu’une demande de suppression de compte est confirmée, nous supprimons ou anonymisons les renseignements personnels et les contenus visés qui ne doivent plus être conservés. Une Empreinte appartenant à un autre compte principal peut demeurer active, mais l’accès du compte supprimé est retiré. Certaines données transactionnelles peuvent être conservées uniquement lorsque des obligations fiscales, comptables, juridiques, de sécurité ou de prévention de la fraude l’exigent. Des copies de sauvegarde peuvent subsister temporairement jusqu’à leur rotation normale, avec un accès limité.

9. Profils publics, privés et codes QR

Certains profils Empreinte peuvent être accessibles publiquement, notamment lorsqu’ils sont associés à un lien ou à un code QR. Selon les options disponibles, un profil peut être public ou protégé par un mot de passe.

Il est de votre responsabilité de choisir les informations que vous souhaitez rendre visibles dans un profil public ou partagé. Avant de publier des photos, textes, vidéos ou renseignements concernant d’autres personnes, assurez-vous d’avoir le droit de le faire.

10. Hébergement et traitement hors Québec ou hors Canada

Certains fournisseurs technologiques peuvent héberger ou traiter des renseignements à l’extérieur du Québec ou du Canada. Lorsque cela se produit, nous prenons des mesures raisonnables pour nous assurer que les renseignements personnels bénéficient d’une protection adéquate, selon les lois applicables et les pratiques contractuelles pertinentes.

11. Vos droits

Selon les lois applicables, vous pouvez avoir le droit de :

• Demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
• Demander la correction d’un renseignement inexact, incomplet ou équivoque.
• Retirer votre consentement, lorsque le traitement repose sur votre consentement.
• Demander la suppression de certains renseignements, lorsque possible.
• Formuler une question ou une plainte concernant notre gestion des renseignements personnels.

Pour exercer vos droits, écrivez à Alexandre Gourde à agourde@empreintevie.ca. Nous pourrons devoir vérifier votre identité avant de répondre à votre demande.

Pour supprimer votre compte Empreinte Vie, une Empreinte ou certaines données, utilisez notre page de demande de suppression.

12. Retrait du consentement

Vous pouvez retirer votre consentement à certaines utilisations de vos renseignements personnels, sous réserve des obligations légales ou contractuelles applicables. Le retrait du consentement peut toutefois limiter notre capacité à vous fournir certains services, par exemple la gestion d’un compte, d’une commande ou d’un profil Empreinte.

13. Liens vers des sites externes

Notre site peut contenir des liens vers des sites externes, par exemple des plateformes de paiement, de vidéo, de médias sociaux ou d’autres services tiers. Empreinte Vie Inc. n’est pas responsable des pratiques de confidentialité de ces sites externes. Nous vous invitons à consulter leurs politiques de confidentialité.

14. Confidentialité des enfants

Nos services ne s’adressent pas directement aux enfants de moins de 14 ans sans l’autorisation d’un parent, tuteur ou représentant autorisé. Si des renseignements concernant un enfant sont transmis dans le cadre d’une Empreinte, la personne qui les transmet confirme avoir l’autorisation nécessaire.

15. Incident de confidentialité

Si un incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels survient, nous prendrons les mesures raisonnables pour limiter les risques, évaluer la situation et aviser les personnes concernées ainsi que les autorités compétentes lorsque la loi l’exige.

16. Modification de cette politique

Nous pouvons modifier cette politique de confidentialité afin de refléter l’évolution de nos services, de nos pratiques ou des exigences légales. La date de la dernière mise à jour sera indiquée en haut de la page. Lorsque les changements sont importants, nous prendrons des moyens raisonnables pour vous en informer.

17. Nous joindre